Mit dem elektronischen Dokumentenversand sparen Sie nicht nur Papier-, Druck- und Portokosten sondern bei der Nutzung des Moduls z.B. für den elektronischen Rechnungsversand kommt es zu kürzeren Forderungslaufzeiten und mehr Transparenz hinsichtlich Finanzstatus und der gesamten Fakturierung.
In Verbindung mit dem Dokumentenmangement können sogar bereits archivierte Dokumente den zu versendenden Dokumenten automatisch zugeordnet und ebenfalls elektronisch übermittelt werden. Hier kann über ein intelligentes Versandschema festgelegt werden, ob diese Dokumente oder Unterlangen zwingend erforderlich sind oder auch ohne diese der elektronische Versand erfolgen soll. Das lästige und zeitintensive Kopieren von Unterlagen und das Zuordnen von Unterlagen gehören endlich der Vergangenheit an.
Beim Drucken eines Dokuments über das Modul „Eletronischer Dokumentenversand“ wird automatisch ein PDF erzeugt, per E-Mail versendet und inklusive der möglichen Anhänge in dem Dokumentenmanagementsystem von MAXLFEX (wenn vorhanden) archiviert. Eine Auswahl von E-Mail-Vorlagen ermöglicht die nähere Beschreibung der sich im Anhang befindlichen Dokumente. Diese Vorlagen können individuell erstellt und mit Seriendruckfeldern versehen werden. Der Druckprozess integriert sich nahtlos in den jeweiligen Arbeitsablauf. Das erleichtert die Anwendung und schafft eine schnelle Akzeptanz der Anwender.
Der Vorteil für Sie
Mit dem elektronischen Dokumentenversand sparen Sie nicht nur Papier-, Druck- und Portokosten, arbeiten Umweltfreundlich und platzsparend sondern gewinnen auch Transparenz hinsichtlich der gesamten Fakturierung. Dazu lässt sich der elektronische Dokumentenversand leicht in entsprechende Workflows integrieren.
Was MAXFLEX noch alles bietet, können Sie auf der Modul-Seite nachlesen. Und wenn Sie eine direkte Verbindung zum Fahrer und Servicemitarbeiter benötigen, buchen Sie einfach die MAXFLEX-Fahrer-App dazu. Dann, wenn Sie es brauchen – so sparen Sie Kosten.
MAXFLEX – So einfach geht Spedition.
Die Leistungsmerkmale auf einen Blick
- Formulare können menüübergreifend elektronisch versendet werden (z.B. Angebote, Auftragsbestätigung, Rechnungen)
- Flexible Übergabe der zu versendenden Dokumente (SMTP/EXCHANGE)
- Individuelle Formulargruppen (Global, niederlassungs- oder adressspezifische Einstellungen)
- Individuelle Texteinstellung in den E-Mails mit Hilfe von frei definierbaren E-Mail-Vorlagen inklusive der Nutzung von Seriendruckfeldern
- In Verbindung mit dem Dokumentenmanagementsystem können bereits archivierte Dokumente wie z.B. Abliefernachweise und sonstige eingescannte Papiere automatisch zugeordnet und ebenfalls elektronisch versendet werden
- Transparente E-Mail-Historie für mögliche Recherchearbeiten
- In Verbindung mit dem Dokumentenmanagementsystem cargo support [dms] werden die versendeten Dokumente entsprechend elektronisch archiviert