Ohne Dokumentenmanagement ist das Ablegen und Suchen nach Dokumenten Alltag in einem Transportunternehmen. Immer mehr Papiere, Dokumente und Vorlagen werden benötigt und für die einzelnen Abteilungen wie Buchhaltung oder Vertragsabteilung kopiert und abgelegt. Frachtpapiere, Frachtbriefe, CMR-Frachtbriefe, Rechnungen – alles in Mehrfachausgabe. Das Papierarchiv wächst und wahrscheinlich werden all diese Dokumente noch an verschiedenen Stellen im System gespeichert, wie das Projekt-, Abteilungs- oder Benutzerlaufwerk.
Die vor der Einführung des Dokumentenmanagements herrschenden Probleme sind überwiegend identisch:
- zu lange Suchzeiten nach Papierdokumenten
- zu wenig Platz für die Aufbewahrung von Aktenordnern
- zu hohe Kosten für die Ablage von Papierdokumenten
- zu hohe Kosten für Kopien und deren Ablage
Unser Angebot für Sie
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Was MAXFLEX noch alles bietet, können Sie auf der Modul-Seite nachlesen. Und wenn Sie eine direkte Verbindung zum Fahrer und Servicemitarbeiter benötigen, buchen Sie einfach die MAXFLEX-Fahrer-App dazu. Dann, wenn Sie es brauchen – so sparen Sie Kosten.
MAXFLEX – So einfach geht Spedition.
Die Leistungsmerkmale auf einen Blick
- Automatische Archivierung aller ausgehenden Dokumente (Auftragsbestätigung, Rechnung)
- Einfache Verknüpfung aller zum Auftrag gehörenden Dateien (Office, PDF)
- Einfache Ablage per Drag & Drop
- Zuordnung der Dokumente zu einem Datensatz per Drag & Drop (z.B. Bei der Anzeige einer Fahrt eine zugehörige Datei per Drag & Drop auf die Fahrt ziehen. Diese wird automatisch archiviert und der Fahrt zugeordnet)
- Automatische Verknüpfung aller gescannten, eingehenden Dokumente (Frachtbriefe, Palettenscheine) mit dem in der Basis-Software erfassten Auftrag durch Barcode-Integration (Einzel- und Massenimport möglich)
- Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Personen
- Dokumentenhistorie durch Speicherung mehrerer Revisionen